DEBATTEN OM OFFENTLIGT SLÖSERI

Från botten till toppen – så reformerades upphandlingsarbetet

I backspegeln syns ineffektiva upphandlingar och dyra inköp. Genom framrutan avtecknar sig en slagkraftig verksamhet som sparar pengar. ”Få ifrågasätter numera utvecklingen på enheten”, konstaterar Björn Jacobsson, Migrationsverkets inköpschef.

Han är varken en försiktig general eller fullfjädrad slugger. Men Björn Jacobsson tillstår att han borde ha gått lite tuffare fram i reformeringen av Migrationsverkets inköps- och upphandlingsenhet.

– Då hade omvandlingen gått snabbare, slitningarna sannolikt varit färre. Samtidigt handlar det om att lära känna en stor organisation, då kanske man inte kan gå fram som en bulldozer.

Men låt oss kliva in i skeendet från start.

Norrköping sommaren 2016. Konsulten Björn Jacobsson får propån att söka tjänsten som inköps- och upphandlingschef efter nio månaders arbete som konsult med anskaffning av asylboenden. I ryggsäcken finns erfarenhet av inköpsarbete från flera privata företag.

Med ena benet i det offentliga och det andra i den privata sektorn har han visat vad han går för och har fått delar av verksledningen intresserad av de förändringar han skulle vilja genomföra, även om inte alla i detalj förstår vad det innebär.

– En vidsynt och resonabel chef för avdelningen för verksamhetsstöd bidrog också till att jag sökte tjänsten och slutligen tackade ja Det är inte alltid man söker ett jobb, viktigast är en bra chef, konstaterar han.

Enhet med medelmåttig status

Han möts av en enhet med medelmåttig status på verket. På enheten vet ingen riktigt hur många leverantörer verket har, ingen har koll på hur mycket myndigheten köper produkter och tjänster för. Medarbetare utväxlar främst mejl och dokument än gör affärer med sina leverantörer. En begränsad effektivitet råder i hanteringen av upphandlingar och inköp. Men det som sticker ut mest är frånvaron av konkret kontakt och dialog med leverantörerna.

Tillståndet påminner om 70-80-talen och gör Björn Jacobsson bekymrad. En myndighet av Migrationsverkets dignitet borde ha en mer effektiv inköps- och upphandlingsenhet.

– Enheten ges inte möjlighet att jobba systematiskt och gå på djupet med arbetsuppgifterna, samtidigt som verksledningen, av naturliga skäl, främst har fokus på verkets kärnuppdrag och därmed inte har lika stort intresse för att göra bra affärer, säger han.

Det som delvis överraskade honom var den stundtals allmänna inställningen till arbetsplatsen och ibland även ambitionsnivån i delar av verksamheten. I andra arbetskulturer är det också viktigt och även vanligt med förändring för organisationens utveckling och överlevnad. Vid tidpunkten, så såg man delvis restriktivt på allt detta, konstaterar Jacobsson.

– Det tråkiga är att det ser ut så här i det offentliga Sverige. Upphandlings- och inköpsenheten är de som i första hand ska ta hand om pengarna som kommer in till verksamheten för att säkerställa behovet av produkter och tjänster. Ju proffsigare hantering, desto mer pengar till annat. Men det tänker man inte på från ledningens sida vid styrning och prioritering av resurser till upphandling och inköp.

Med lika delar mod, kunskap, envishet och erfarenhet börjar Björn Jacobsson omvandlingen. Han blandar och ger av korten som finns i leken för att vässa enhetens arbete. Snabbt konstaterar han att det inte finns tillräckligt med resurser i form av kompetens och kapacitet för att göra bra affärer.

Kategoristyrt upphandlings- och inköpsarbete införs liksom målstyrning och regelbundna uppföljningar, något som var okänt tidigare. Han får också ledningens godkännande att öka antalet medarbetare.

– Vi fastställde en upphandlings- och inköpstrategi för hela Migrationsverket, som dels hörsammar regeringens önskningar i den nationella upphandlingsstrategin, dels verkets behov av produkter och tjänster. Hela verksamheten involverades på ett annorlunda sätt än tidigare, säger han.

Alla var inte riktigt med på tåget

Men alla var inte riktigt med på tåget när nya arbetssätt introducerades. Förslag möttes med huvudskakningar från vissa håll, medan andra gjorde tummen upp. En fullt normal reaktion vid större förändringar i en organisation, menar Jacobsson.

Många medarbetare väljer att lämna enheten, samtidigt som de som stannar kvar är fulla av energi och nyfikenhet inför nya tankar och uppgifter. Ersättarna är nya unga hungriga medarbetare med bland annat erfarenhet från näringslivet. En stark framåtanda råder på enheten. Samtidigt börjar sjukfrånvaron att sjunka. Idag är siffran 2,5 procent jämfört med 4,6 procent 2016.

– Verket investerade i sex nya medarbetare, en ökning på enheten med 30 procent. När vi är fulltaliga ska vi vara 25 medarbetare. Tillskottet av fler affärsmässigt kompetenta medarbetare skapar förutsättningar att klara uppdraget, säger han.

Idag visar enheten positiva resultat. Migrationsverket gjorde inköp av varor och tjänster för 1,6 miljarder kronor 2018 fördelade på 670 avtal och cirka 350 leverantörer. Årligen har man åstadkommit pris och kostnadssänkningar med cirka 25-30 miljoner kronor vilket ackumulerat över tre år innebär kostnadssänkningar för Migrationsverket med runt 160 miljoner.

Björn Jacobsson hoppas att ett nytt, mer professionellt bemötande ökar marknadens intresse att göra affärer. Han uppmanar små företagare att fortsätta delta i offentliga upphandlingar, inte kasta in handduken trots stora förfrågningsunderlag som upplevs ansträngande.

Blir vi inte bättre som offentliga köpare och anpassar oss till marknaden, då stänger vi ute mindre företag.

– Blir vi inte bättre som offentliga köpare och anpassar oss till marknaden, då stänger vi ute mindre företag. Vi vill ha in fler små och medelstora företag i upphandlingarna. Sverige bygger på småföretagare, har alltid gjort det.

Dessutom tror jag att de anställda tycker att det är roligare att jobba idag. Förändringarna spiller även över internt. Inköps- och upphandlingsenheten kan sola sig i glansen av effektiva upphandlingar som sparar pengar åt verket.

– Dessutom tror jag att de anställda tycker att det är roligare att jobba idag. Har man skoj på jobbet, så går det ofta bättre.

Björn Jacobsson är nöjd med vad som har åstadkommits. Numera är det få internt som ifrågasätter utvecklingen på enheten.

– Vi vet vad vill göra, vad vi behöver göra. Nu gäller det att trimma metoder, finjustera, se till att otydligheter försvinner och vässa dialogen. Vi tar steg framåt, men det kan bli ännu bättre, säger han.