FÖRETAGARJOUREN

Psykologen: Så får du medarbetarna att gilla kontoret igen

Steget från en lång tid av hemarbete till kontoret kan för många bli stort. Författare, organisationskonsulten och Fil. Dr i psykologi Stefan Söderfjäll ger sina bästa tips.

Många som har arbetat hemifrån har inte träffat sina kollegor på väldigt länge. Vad är viktigt att tänka på för de som återgår till kontorsarbete efter pandemin?

– Det är viktigt att ha respekt för att man inte har träffats under lång tid, och att de invanda rollerna och de man känner sig trygg med kan ha ställts på ända när vi har arbetat hemifrån. Vi kan ha utvecklat nya förväntningar på varandra i de nya kanaler som vi har använt, så det är inte bara att gå tillbaka till kontoret och tro att allt ska bli som det var.

– Man måste lägga resurser på att lära känna varandra, prata om förväntningar när man går tillbaka till att arbeta fysiskt nära varandra, men också diskutera den tid som har varit och vad vi kan lära oss av det nya sättet att arbeta. Vi måste förbereda oss på att det kanske aldrig blir som det har varit igen, utan att man behöver växa in i något nytt.

Hur bör chefen förbereda en återgång till kontoret på bästa sätt?

– Chefen har både ett naturligt ansvar och ett mandat att skapa förutsättningar för medarbetarna att få en introduktion och återgång till någon form av normalliknande tillstånd. Chefen bör avsätta tid för medarbetarna att lära känna varandra på nytt och berätta om vilka personliga förändringar som har skett under tiden vi har varit borta. Det är alltså både en möjlighet att forma laget och ett stort ansvar som ligger på chefen.

Vilket ansvar kan teamets medarbetare ta för att kontorsarbetet ska fungera smidigt?

– Det pratas alldeles för lite om medarbetarens ansvar och roll för att få kontorsarbetet att fungera. Det handlar dels om att berätta för chefen vad man behöver i form av ledarskap, dels om att vara lyhörd gentemot övriga medarbetare och ha en medvetenhet om att saker har förändrats sedan man sist arbetade på kontoret. Alla medarbetare bör vara lyhörda för att alla kommer tillbaka med olika erfarenheter av hemarbetet.

Hur kan mötesformat som fungerar bra digitalt översättas i fysiska möten?

– Det digitala mötesformatet upplevs ofta som mer effektivt eftersom småbruset försvinner, en person pratar åt gången, det är svårare för en person att ta över samtalet, lättare att hålla en struktur och en ordning på själva mötet. Hur man kan bevara en god mötesdisciplin är något som man bör fundera på att ta med sig till de fysiska mötena.

– Sedan tror jag också att det har blivit ännu mer påtagligt under digitala möten att det blir väldigt torftigt om du inte har en meningsfull fråga att avhandla. Jag tror att följden kan bli att man blir mer noggrann med att ställa sig frågan om man verkligen behöver avhandla de frågor man tänkt, samt vilka individer som absolut måste närvara. Man bör även ställa sig frågan om det finns något annat sätt att avhandla frågorna än på ett möte, till exempel via ett mejl, i en chatt eller en undersökning. De digitala verktygen har blivit fler och mer accepterade än tidigare.

– Fördelen med skriftliga verktyg är att diskussionerna inte nödvändigtvis behöver äga rum i realtid, utan de kan under loppet av flera dagar växa fram, och vi behöver inte avsätta tid samtidigt för att ha en meningsfull diskussion.

Många arbetsgivare har redan innan pandemin övergått till aktivitetsbaserade kontor, något som kan komma att bli allt vanligare när medarbetare till viss del tillåts arbeta hemifrån. Hur får man människor att trivas i ett öppet kontorslandskap?

– Öppna kontorslösningar grundar sig på ett antagande att det ska stimulera till erfarenhetsutbyte, socialt umgänge och så vidare, men forskningen på effekter av kontorslandskap visar att man inte når de målen. Man upplever snarare en stress för att man blir avbruten hela tiden. Faktum är att vi samverkar mer i en traditionell kontorsmiljö.

– Ska man få det öppna kontorslandskapet att fungera gäller det att skapa spelregler för hur samverkan ser ut i de öppna miljöerna samt att regelbundet följa upp hur det går. Man kan inte bara ta för givet att den öppna miljön per automatik kommer att åstadkomma något positivt.

Karin Carlesten