REGELKRÅNGLET

Företagarens dagbok över coronakrånglet: ”Varit absurt”

Foto av Sigtunahöjden

Stress, krångel och uppgivenhet. Tidningen Näringslivet har bett Lotta Boman, som driver Sigtunahöjden med hotell, konferens och restaurang, att föra dagbok över allt krångel med krisstöden. Det blev en resa in i Byråkratisverige. ”Det tar aldrig slut”, säger hon.

– Det har blivit en sjuk arbetsbelastning.

Det säger Lotta Boman, vd och ägare i Sigtunahöjden med hotell, konferens och restaurang. Och hon syftar inte på att det strömmar in gäster, bokningar eller uppdrag. Det gör det inte. Tvärtom. När coronakrisen slog till försvann 95 procent av omsättningen. Det är i princip tomt på anläggningen – och bankkontot sinar.

– Vi har sagt upp 75 procent av personalen och permitterat resten på 80 procent, säger hon.

Nej, det Lotta Boman pratar om är tiden som hon varje dag tvingas lägga på administration, krångel och väntan kring regeringens utlovade krisstöd. Tidningen Näringslivet har bett henne att under två veckor skriva ned hur mycket tid som hon och ekonomichefen Maria Steiner faktiskt tillbringar i byråkratins kvarnar (se dagboken längst ned).

– Jag har aldrig jobbat så mycket i mitt liv som jag gör nu. Ändå har vi bara fem procent av omsättningen kvar, säger Lotta Boman.

”Det kan inte vara meningen att stödet ska kännas som ett ok, men så känns det”

Mödan har dock inte lönat sig. I skrivande stund har Sigtunahöjden inte fått några permitteringspengar utbetalde sedan i augusti. De väntar fortfarande på att ansökan för permitteringarna som gjordes i november 2020 ska hanteras, men får inga besked. När det gäller omställningsstödet har det också tagit orimligt långt tid, berättar Lotta Boman.

– Det är som att skicka ut ansökningarna i något slags ingenting. Hade jag vetat att vi skulle få vänta i åtta månader på permitteringspengarna hade jag sagt upp tio personer till, eller till och med stängt verksamheten. Det kan inte vara meningen att stödet ska kännas som ett ok, men så känns det, säger hon.

Dagarna går till administration

Lotta Boman och Maria Steiner berättar att större delen av dagarna ägnas åt att administrera. De ligger på myndigheter, jagar revisorsintyg och underlag, kollar upp nya regler, förhandlar med fackförbund och ringer otaliga samtal. Och så börjar det om.

– Det är svårt att skriva ned allt vi gör, för det pågår hela tiden. Det är en upprepning av allting varje dag, det tar aldrig slut. Det är som att vi har fått en checklista på en massa punkter i knät, som vi ska traggla med för evigt, säger Lotta Boman.

När Tidningen Näringslivet pratar med Lotta Boman på Teams den 21 april har hon precis diskat klart lunchen. Hon har redan öppnat, piffat blommor, vattnat, sett till att huset är fräscht, dukat, serverat. Just nu gör hon ”allt” i företaget – utöver det nya jobbet som administratör och ”påjagare”. Maria Steiners dag kommer som vanligt att ätas upp av stödprocesser och administration.

– Hela min dag har bestått av att ta fram underlagen som ska in för att få revisorsintyget för att kunna söka omställningsstödet för mars, och när jag har skickat in alla underlagen så är det dags för nästa grej. Jag har förhandlat med Unionen för att få ett protokoll så att jag ska kunna bifoga det till ansökan till Tillväxtverket, det är så långt jag har kommit, säger hon.

Hon kommer på fler saker.

– På Tillväxtverkets ansökan om korttidspermittering för december till maj väntar jag på revisorsintyg, men den granskningen har revisorerna inte gjort någon gång så där är jag nu åter tillbaka på punkten där jag måste fråga om vad de behöver för att kunna granska det här. Jag kan alltså inte skicka in ansökan för man får inte komplettera i efterhand, utan man måste skicka in allting på en gång till Tillväxtverket. Just nu sitter vi fast i två stödansökningar, säger hon.

”Man får inte ens ett kvitto på att de har mottagit vår ansökan. Vi får noll bekräftelse”

Men för myndigheterna gäller andra regler, menar Lotta Boman.

– Det är det som är så fruktansvärt. Vi ska leverera på rätt dag, på rätt tid och lämna in. Men alla som ska leverera till oss, och staten som har lovat oss de här ersättningarna, behöver aldrig ge några besked. Man får inte ens ett kvitto på att de har mottagit vår ansökan. Vi får noll bekräftelse, det är liksom ”finns i sjön”, säger hon.

”Är jag ens på benen i augusti?”

Mitt i allt försöker de finna energi för att vara kreativa i verksamheten så att de kan överleva och rädda företaget. Samtidigt behöver de planera framåt. Hur ska de bemanna i maj och sommar? Får de in gäster och vänder det i augusti?

– Är jag ens på benen i augusti? Jaha, då kanske vi behöver växla upp och jobba på riktigt. Vad har vi för pengar då? Har vi fått in våra ersättningar för permitteringarna i november 2020!? När ska jag kontakta uppsagd personal för eventuell återanställning? Vågar jag återanställa, nej förmodligen inte, kanske på timmar. Alltså det är första gången under mitt arbetsliv som det är omöjligt att planera framåt eller ändra beslut retroaktivt, säger Lotta Boman.

– Många längtar tills det kommer igång. Men vi är faktiskt lite rädda för när det kommer igång också. För det är inte säkert att vi kan leverera då, det som krävs, fortsätter hon.

”Att man kan få bestående fysiska men är det ingen som pratar om”

Hon beskriver en mental stress som pågår dygnet runt och har gjort det i vecka efter vecka, månad efter månad. Själva coronakrisen kan inte underskattas. Men ovanpå den läggs regelbördan och den ovissa väntan på besked. Samtidigt tickar de fasta kostnaderna från bankkontot. Den emotionella arbetsbelastningen kan vara skadlig, menar hon.

– När krisen blir vardag är det ingen som vet vad som händer med en människa. Mental belastning under väldigt lång tid belastar kroppen. Att man kan få bestående fysiska men är det ingen som pratar om, säger hon.

”Det är en enorm frustration. Det spelar ingen roll hur duktiga vi är, vi får ändå inte ut något av det”

Maria Steiner anser att det jobbigaste är att inte kunna påverka situationen. Trots att de följer alla regler, rekommendationer och arbetsrättsregler så förändras inte läget. Att de anpassar konferenser efter smittan spelar ingen roll. Efter regeringens ”allvarliga rekommendationer” konfererar inte folk oavsett hur säkert det är, konstaterar hon. Men i stödprocesserna kan förutsättningar snabbt ändras.

– Plötsligt är det något nytt intyg eller protokoll som ska in och så hamnar det utanför vår kontroll igen, och så tar det några veckor till. Det är en enorm frustration. Det spelar ingen roll hur duktiga vi är, vi får ändå inte ut något av det, säger hon.

Hon återkommer till revisorsintyget som ska intyga att krisen i företaget uteslutande beror på covid-19. Trots att de redan har fått detta intygat måste processen göras om för varje ny ansökan som skickas in, och processen är lika tidsödande varje gång. Enligt Lotta Boman är deras erfarenheter av att söka stöd i ett års tid som bortkastade.

– Inget blir lättare för att vi har gjort det tidigare, utan varje gång ställs vi inför något nytt. När du har lärt dig cykla så kan du cykla. Men vi ska tydligen lära oss att köra moped, EU-moppe och trehjuling, säger hon.

”När jag berättar för folk om administrationen vi möter blir de chockade”

Att Sigtunahöjden bakom krisen är ett välmående företag som har bidragit med skattepengar i alla år tycker hon glöms bort nu när det blåser. I de flesta kommuner bidrar företagen med 30 till 40 procent av de totala skatteintäkterna, men detta kommuniceras inte, betonar hon. Istället talar finansministern om historiskt stora stödpaket till företagen.

– Att stöden inte når fram är det ingen som talar om. När jag berättar för folk om administrationen vi möter blir de chockade. När jag sen berättar att vi inte har fått några pengar så tror de mig knappt. Många tror att vi har fått cash rätt in på kontot utan att behöva göra någonting, säger hon.

– Jag skulle vilja ha svar från Magdalena Andersson om det är rimligt att det ska ta sex till tolv månader att få de utlovade stöden utbetalade. Om man har respekt för mig som företagare, och har tagit emot mina skattepengar i alla dessa år, så måste man också respektera mig i krisen, fortsätter hon.

Historiskt stor börda

Även om hon beskriver året som extremt påfrestande ser hon potential på flera områden. Framför allt handlar det om att myndigheternas stödfunktion borde samordnas till ett enda verk, Skatteverket. Tillväxtverket har inte varit mogen uppgiften, vilket många företagare har lidit av, anser hon. Det har blivit mycket administration helt i onödan.

– Det mest frustrerande är att man inte har förenklat och gjort det lättare för företagen längs vägen. Man bör åtminstone känna sig sedd, hörd och bekräftad när man söker stöd. Det måste finnas en ömsesidig respekt. Det har faktiskt varit absurt, säger Lotta Boman.

Den enorma arbetsbelastning som regeringen har lagt på företagare är historiskt stor, menar hon.

– Men ännu finns tid att justera och förenkla, det skulle uppskattas, säger hon.

Nu kommer Lotta Boman och Maria Steiner att hålla koll på bankkontot varje månad så att banken inte ringer och säger att pengarna är slut. De eventuella pengar som kommer in från restaurangen och spat täcker i princip bara kostnaden för inköp av mat och tvätt. Än så länge är det dock inte hot om konkurs eller att företaget går under. Sigtunahöjden har varit ett välskött företag i över 50 år, betonar Lotta Boman.

– Men i höst kommer jag att vara väldigt försiktig med att våga anställa och investera. Läget är fortfarande osäkert, säger hon.

Regeldagbok två veckor i mars/april 2021

Punkter i urval (väntan kan ske i flera punkter parallellt, därför summerar totala antalet dagar och timmar till mer än två veckor). Total administration 27 dagar och 27,5 timmar.

Ansökan Omställningsstöd augusti 2020-februari 2021

  • Gå igenom ansökningsportalen och den rättsliga vägledningen för att förstå vad som efterfrågas och hur alla kostnader ska klassificeras och vilka som får tas med i ansökan. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Läsa alla nya regler kring beräkningen av täckningsbidraget, fanns inte med i det tidigare ansökningsförfarandet. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Kontakta Visita för att reda ut hur korttidsstödet som ännu inte är beslutat ska hanteras i beräkningen av täckningsbidraget, vill inte riskera att göra fel och bli återbetalningsskyldig. Tidsuppskattning: 0,5 timmar.
  • Kontakta Skatteverket för att reda ut hur korttidsstödet som ännu inte är beslutat ska hanteras i beräkningen av täckningsbidraget, vill inte riskera att göra fel och bli återbetalningsskyldig. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Vänta på svar från Skatteverket då de inte fått svar från Tillväxtverket ännu och därför inte kan svara på min fråga. Tidsuppskattning: 4 dagar.
  • Ta fram alla underlag och beräkningar som behövs till ansökan. Tidsuppskattning: 1 dag.
  • Fylla i ansökningarna. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Skicka de preliminära ansökningarna till revisorn för att få revisorsintyg för att kunna skicka in ansökningarna. Tidsuppskattning: 0,5 timmar.
  • Vänta på revisorsintygen (de har ännu inte fått instruktioner från FAR så dom vet inte hur dom ska genomföra sin granskning…). Tidsuppskattning: 7 dagar.
  • Ta fram alla underlag som krävs för revisorernas granskning och skicka in dessa. Tidsuppskattning: 1 dag.
  • Svara på frågor från revisorn kring ansökningarna. Tidsuppskattning: 2 timmar.
  • Skicka in ansökningarna till Skatteverket. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Pengarna utbetalda. Tidsuppskattning: 5 dagar.

Ansökan Permitteringsstöd december 2020-maj 2021

  • Möte för att besluta kring framtida permitteringsgrader. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Våra chefer med personalansvar behöver planera/justera schemat kontinuerligt för våra anställda beroende på gästantal och permitteringsgrad. Tidsuppskattning: 4 timmar.
  • Skicka förhandlingsframställan till Unionen och HRF för de nya permitteringsgraderna/perioderna. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Vänta på svar från facken. Tidsuppskattning: 4 dagar.
  • Förhandla med facken. Tidsuppskattning: 3 timmar.
  • Läsa all information kring ansökan hos Tillväxtverket, vad behöver bifogas osv. Detta skiljer sig från förra ansökningsförfarandet, nu krävs mer information/underlag. Tidsuppskattning: 2 timmar.
  • Läsa Visitas information kring hur ansökan skall göras och vilka underlag som krävs. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Lägga upp all information i ansökningsportalen hos Tillväxtverket (alla individuella permitteringsperioder/avtal och samtliga anställda, allt manuellt). Tidsuppskattning: 1 dag.
  • Skicka den preliminära ansökan till revisorn för att få revisorsintyg för att kunna skicka in ansökningarna. Tidsuppskattning: 0,5 timmar.
  • Vänta på revisorsintygen (de har ännu inte fått instruktioner från FAR så dom vet inte hur dom ska genomföra sin granskning…). Tidsuppskattning: 5 dagar.
  • Ta fram alla underlag som krävs för revisorernas granskning och skicka in dessa. Tidsuppskattning: 4 timmar.
  • Svara på frågor från revisorn kring ansökan. Tidsuppskattning: 2 timmar.
  • Skicka in ansökan till Tillväxtverket. Tidsuppskattning: 1 timme.
  • Vänta på beslut. Tidsuppskattning: Väntar fortfarande.
  • Förbereda avstämning av permitteringsstöd genom att stämma av allas faktiska arbetstid mot aktuell permitteringsgrad. Tidsuppskattning: 4 timmar.

Hyresstöd till fastighetsägare 2021

  • Bevaka och invänta besked kring hur stödet ska utformas och när ansökan öppnar. Tidsuppskattning: 1 timme.

Ordinarie arbetsuppgifter under samma period

  • Månadsbokslut.
  • Momsdeklarationer och inbetalningar.
  • Revision av 2020:s årsbokslut.
  • Löner.
  • Rapportering till Collectum och inbetalningar.
  • Arbetsgivardeklarationer och inbetalningar.
  • Semesterårsskifte enligt kollektivavtal.
  • Löpande bokföring.