Metoden som lyfter inköpen till en ny nivå
En angelägenhet för hela organisationen? Japp. Förändringsarbete? Visst. Besparingar? Jo. Bättre affärer? Absolut. Kategoristyrning har allt. Möt kommunerna Härryda och Mölndal när de stöper om inköpen.
I Härryda kommun fattades beslut om att införa kategoristyrning efter att upphandlingsenheten på uppdrag av politikerna utrett möjligheten att centralisera kommunens upphandling och att öka medvetenheten kring inköp och upphandling.
Redan då fanns en ganska tydlig bild av utmaningarna, berättar kommunens upphandlingschef Marlene Sahibzada.
– När vi får ett upphandlingsuppdrag från verksamheten måste avtalet ofta bli klart snabbt. Det blir bra diskussioner när vi kommer in men ofta är det så bråttom att vi inte hinner göra så mycket med det om upphandlingen inte ska bli försenad.
Verksamheten har ofta fokus på själva avtalet men det räcker inte alltid, påpekar hon. Det måste handla om hela inköpsprocessen, även det som sker före och efter själva upphandlingen.
– Vi måste ha fokus på den bra affären både för kommunens och för leverantörernas skull – inte bara på att följa upphandlingslagstiftningen.
Även om kategoristyrning inte är svaret på allt så är det en bra metod för att arbeta strategiskt med inköp, slår hon fast.
– Det gör att vi arbetar tvärfunktionellt och gör det vi är bäst på. Vi måste inte laga efter läge hela tiden utan vi har en plan och en strategi för varje inköpsområde. Där ser vi en stor potential.
Möbler och fordon först ut
Upphandlingsenheten har nu gjort en övergripande analys över sina inköpskostnader och ett antal områden med god förbättringspotential har identifierats. När kategoristyrningsarbetet införs under nästa år är möbler och fordon först ut.
Aspekterna på vad som behöver göras när det gäller inköp kan vara olika, förklarar hon. Det kan till exempel handla om att göra saker bättre, att sänka kostnader, att öka eller minska antalet leverantörer, att samla ihop inköp eller att uppfylla vissa miljömål.
Erfarenheterna så här långt är att kommunen får bättre koll på vart pengarna går och hur de skulle kunna användas ännu mer effektivt, konstaterar Marlene Sahibzada.
– Här ser vi potential att göra mycket. Det övergripande målet är en bra affär, att vi får rätt varor och tjänster för pengarna, men också och att vi får mer tid för kärnverksamheten.
En stor styrka som hon ser är att samarbetet internt och med de kommunala bolagen ökar.
– Egentligen är det kanske inte kategoristyrningen i sig som löser problemen utan att vi jobbar tillsammans med de här frågorna. När vi har ett gemensamt mål för inköp inom ett specifikt område och sedan arbetar tvärfunktionellt kring det blir det väldigt bra.
En annan fördel är att inköpsprocessen börjar tidigare.
– Det finns en färdig strategi när vi går in i en upphandling. Nu vet vi vad vi vill uppnå och kan ha ett helt annat angreppssätt. Vi kan vara tydligare mot leverantörer, politiker och oss själva.
Ger en bra bild vad leverantören erbjuder
En del av arbetet med att stöpa om inköpen i kommunen handlar om en tätare dialog med näringslivet och att fånga in så många leverantörer som möjligt. Det skapar ett forum för att diskutera kommande upphandlingar och hur verksamheten ser ut samtidigt som det ger kommunen en bättre bild av vad leverantörerna har att erbjuda.
Och när inköpsprocessen påbörjas tidigare och det finns en färdig strategi som grund kan mer tid ägnas åt diskussioner kring bra lösningar.
– Leverantörerna får bättre framförhållning samtidigt som våra mål blir tydligare och lättare för dem att förstå. Vår ambition är att bättre ta vara på leverantörens kompetens. När vi gör affärer ska det kännas bra för alla och det här är ett sätt att åstadkomma det i ännu högre grad.
I Svenskt Näringslivs senaste rankning av kommunernas företagsklimat kom Härryda på andra plats. Marlene Sahibzada tror inte att kategoristyrningen påverkat placeringen eftersom kommunen inte är klar med införandet men hon betonar att näringslivet är prioriterat och alltid finns med i tanken.
– Det präglar vårt sätt att arbeta och vi hoppas såklart att införandet av kategoristyrning kan bidra till att vi når förstaplatsen nästa år – det är ju är vårt mål!
Bygga en strategisk inköpsorganisation
Mölndal är en av de kommuner som har infört kategoristyrning. Upphandlingschefen Jonna Östlind berättar att upphandlingsenheten fick i uppdrag av kommunstyrelsen att bygga upp en mer strategisk inköpsorganisation utifrån tre spår. Genom att centralisera upphandlingsfunktionen, effektivisera inköpsorganisationen och införa kategoristyrning. Ett av enhetens fokusområden är också att aktivt utöka dialogen med näringslivet.
Som ett led i förändringsarbetet skapades även interna karriärvägar inom upphandling, bland annat roller som inköpsstrateg och inköpsanalytiker.
– På upphandlingsenheten hade vi länge efterfrågat ett mer tvärfunktionellt arbete i organisationen. Vi upplevde att verksamhetsutveckling ofta bedrevs i upphandlingsskedet och att dialogen med näringslivet skedde i ett för sent skede i processen.
Mölndal började med att använda kategoristyrning för några mindre områden, vitvaror och köksutrustning, digitala verktyg och kring tekniska konsulter. Tanken är att det ska införas på merparten av kommunens kategorier inom fyra år.
– Vi fick ganska snabbt igång en bra dialog mellan vår inköpsorganisation och våra förtroendevalda på en helt ny nivå. Kategoristyrningen gör att inköp kommer upp på agendan och blir en mer naturlig del av verksamhetsprocesserna.
Kategoristyrning är inte en angelägenhet enbart för inköp och upphandling utan för hela organisationen, inte för minst ledningen, påpekar Jonna Östlind. Det ekonomiska gap som offentlig sektor står inför framöver tvingar kommuner att göra annorlunda för att använda resurserna bättre.
– För oss leder kategoristyrning till genomgripande besparingar och att resurser frigörs till kärnverksamheten. Det ger också en framförhållning som underlättar dialogen med näringslivet och som möjliggör förändringsarbete.