DEBATTEN OM UPPHANDLINGARNA
Så blev de bäst på upphandling – ”Då ger det effekt på riktigt”
Konstant dialog med leverantörerna utan att uppfattas som jävig. Det är Oxelösunds recept för att bli en av landets bästa kommuner på upphandling. ”Vi utformar upphandlingen efter hur marknaden vill att den ska se ut”, säger upphandlingschefen Richard Andersson till TN.
Vill man förbättra sin kommunala upphandling bör man titta på hur Oxelösund jobbar.
I Sveriges kommuner och regioners (SKR) årliga undersökning Nöjd-upphandlings-index (NUI), där företagen får betygsätta kommunernas upphandling, har Oxelösund vunnit tre av de senaste fyra åren.
AI-sammanfattning
Oxelösund rankas som en av Sveriges bästa kommuner på upphandling enligt SKR:s Nöjd-upphandlings-index och undersökningen Lokalt företagsklimat.
Nyckeln till framgången är en konsekvent och modig dialog med leverantörerna där kommunen ber om hjälp att formulera relevanta krav.
Upphandlingarna utformas efter hur marknaden vill att de ska se ut, utan att gynna enskilda leverantörer, enligt upphandlingschefen Richard Andersson.
Kommunen fokuserar på att bygga relationer istället för att bara producera avtal, vilket uppskattas även av företag som inte vunnit upphandlingar.
Hela kommunledningen, inklusive politiker, gör regelbundna företagsbesök och har därigenom byggt en företagarvänlig kultur som ger verklig effekt.
Och i Svenskt Näringslivs ranking Lokalt företagsklimat har de klättrat från plats 189 2020 till att vara sjätte bäst i år på frågan om kommunens upphandling.
Så vad ligger bakom succén?
Dialog, dialog och dialog, om man frågar upphandlingschefen Richard Andersson, som har en bakgrund som inköpare på SSAB.
– Det är det viktigaste. Att ha modet att komma ut som beställare och våga fråga leverantörerna om hjälp. Hjälp oss att ställa relevanta krav och hjälp oss att ta bort irrelevanta krav. Man behöver hitta en väg där man inte producerar avtal utan man producerar relationer, säger han.
Det är något som gett effekt. Oxelösund sticker ut i NUI när det gäller betyget från företag som varit med i en upphandling som de inte vunnit.
Många kommuner kan nog vara lite rädda för det där med dialog, för de vill inte uppfattas som jäviga. Hur ser du på det?
– När jag började la jag de tankarna åt sidan och tänkte ”hur gör vi den bästa affären för kommunen och för skattebetalarna?” Då behöver vi ha dialog. Men vi har den på ett objektivt sätt, jag är hundra procent trygg i det. Vi utformar ingenting efter en leverantör, utan vi utformar upphandlingen efter hur marknaden vill att den ska se ut, säger Richard Andersson.
Företagsbesök är nyckeln
Att Oxelösund får bra betyg från de lokala företagen när det gäller upphandling, trots att kommunen i dagsläget inte har särskilt många avtal med lokala leverantörer, tror näringslivschefen Johan Scherlin beror på att kommunen uppfattas som mer och mer företagarvänlig.
– Det visar på att vi har en positiv grundattityd till våra företag, och den är viktig. De senaste åren har ”sändningstiden” gentemot företagen när vi är ute och träffar dem ökat dramatiskt. Vi är ute och träffar företagen och förklarar hur upphandlingarna går till, men också hur vi vill jobba företagarfrämjande generellt i kommunen, säger han.
Oxelösunds tre tips för att lyckas med kommunal upphandling
- Ha tät dialog med marknadsaktörerna. Det är kärnan i att få till ett avtal som fungerar över tid.
- Gör en gedigen förstudie och lägg krutet där. Om du har involverat leverantörerna tidigt i processen och har relevanta krav är det upp till marknaden att tävla om avtalet sen. Då upplever alla att det har gått rätt till, och du har byggt upp en bra relation med aktörerna. Då är de på bollen igen direkt när det blir en ny upphandling, även om de inte vann första gången.
- Hantera upphandling även som en företagsklimatfråga, attityd är allt. Informera, involvera, återkoppla, uppmuntra, samspela.
Tidigare anordnade kommunen specifika upphandlingsträffar och anbudsskolor. Men det gav ingen större effekt, menar Richard Andersson och Johan Scherlin. Företagen ville hellre prata enskilt med kommunens företrädare än i större sammankomster när det gäller just upphandlingsfrågor.
Därför lägger Oxelösund nu nästan allt krut på företagsbesök. Hela kommunledningen inklusive politiken är regelbundet ute och träffar företagen för att ta in synpunkter oh skapa en kontinuerlig dialog.
– Vi är ute hela tiden, vi växeldrar och hjälper varandra. Och det bygger inte på något dokument eller på vad som står i en näringslivsstrategi, utan det är en kultur som byggts upp i kommunen. Det är då det ger effekt på riktigt, avslutar Johan Scherlin.
