DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Kategoristyrning ger genomslag för Alvestas agenda

Genom att införa kategoristyrning kan Alvesta sänka kommunkoncernens kostnader och uppnå en högre måluppfyllelse utifrån politiska mål. Det menar kommunchefen Camilla Holmqvist.

När Camilla Holmqvist började som kommunchef 2019 pratade hon med ansvariga chefer och frågade vad de såg för stora utvecklingspotentialer. När inköpschefen började berätta om kategoristyrning förstod hon att det fanns en stor potential.

– Jag såg också att vi genom kategoristyrning skulle få större genomslag för vår styrmodells principer, som handlar om Agenda 2030, effektiviseringar och intern samverkan, säger Camilla Holmqvist.

– Kategoristyrning driver fram en kultur av att arbeta tillsammans med ett helhetstänk. De tvärfunktionella teamen och koncernövergripande kategoriplanerna gör samverkanskultur till en naturlig konsekvens, instämmer Alvestas inköpschef Johan Johansson.

Kort efter sitt tillträde bildade Camilla Holmqvist en koncernledningsgrupp för att stärka upp det gemensamma arbetet och ha ett koncernperspektiv. Med det följde flera omorganiseringar:

• Kategoristyrning började införas.

• Ett gemensamt kontaktcenter inrättades.

• HR, it, inköp och ekonomiadministration centraliserades.

• Agenda 2030 blev ett koncernövergripande ramverk.

– Det hade nog blivit ett större motstånd om man endast hade jobbat med kategoristyrning. Genom att göra det till en del av ett övergripande arbete med helhetsperspektiv gick det lättare, säger Camilla Holmqvist.

Stegvis utveckling med växande nytta

Alvestas arbete inleddes 2018 med ett pilotprojekt inom livsmedel. Kommunen har sedan fortsatt med markentreprenader, bygg- och fastighetsmaterial och fordon.

– Man måste inte ha allt klart till sin första pilot, men snart nog är det viktigt att man har en kategoristyrningsorganisation, processbeskrivningar, spendanalys, potentialbedömningar och en plan för vilka inköpskategorier som ska bearbetas. Det har vi äntligen fått, säger Johan Johansson.

När strategin utarbetades för kommunkoncernens fordonsflotta uppskattades besparingspotentialen till 8 procent i en produktkategori som årligen kostar 14 miljoner kronor. Verksamheten var decentraliserad med låg nyttjandegrad av fordonen, stor andel fakturor med låg grad av automatisering och fordonsvård på verksamhetsnivå.

– Nu har vi centraliserat och professionaliserat hela fordonshanteringen, vilket ger större möjligheter att nå de politiska målen om en fossilfri fordonspark. De aktiviteter vi i projektet identifierar leder alltid till en verklig utveckling, säger Johan Johansson.

– När vi genomför kategoriprojekten upptäcker vi så otroligt mycket att det skapas en massa följdaktiviteter att arbeta vidare med för att fortsätta utveckla verksamheten, säger Johan Johansson.

Nytt arbetssätt utvecklar hela organisationen

För Camilla Holmqvist ligger den stora vinsten i att organisationen får ett helt annat fokus på sina strategiska frågor. Politiska mål arbetas in i kategoristrategierna. De får därmed genomslag i verksamheten utifrån vad som är kostnadseffektivt för den produktkategorin.

– För kommunen som helhet har det här hjälpt oss att gå från stuprör till samverkan och tänka på helheten. Vi har såklart också sparat pengar som leder till mer resurser till kärnverksamheten. Det har visat sig vara ett effektivt arbetssätt som vi nu överför till andra processer, säger Camilla Holmqvist.

För och nackdelar i en mindre kommun

Den stora frågan som Johan Johansson jobbar med nu är att få familjeägare på plats. Dessa ska ta ett helhetsgrepp för flera relaterade underkategorier, som måleri, el och liknande.

– I en stor kommun kan man ha en kategoriledare per kategori anställd i upphandlingsorganisationen. Men Alvesta har bara en kategoriledare och en upphandlare i sin organisation, vilket innebär att vi behöver ta hjälp av verksamheten. Inom varje kategori behöver det finnas en person som ser till att arbetet går framåt och håller ihop processen. Det är en viktig faktor för att komma vidare med arbetet, konstaterar Johan Johansson.

Camilla Holmqvist instämmer i utmaningen, men ser samtidigt möjligheter för en mindre kommun.

– Det är klart att man inte har samma resurser att få alla system på plats från start. Men man har en helt annan närhet till nyckelpersoner och närhet till verksamheten. Färre chefsnivåer gör det smidigare att komma till skott, säger Camilla Holmqvist.

Samtidigt har arbetets volym utökats genom att kategoristyrningen omfattar hela koncernen.

– När vi inkluderar de kommunala bolagen får vi helt andra resultat och helt andra synergier. Man har väldigt mycket att tillföra varandra, säger Johan Johansson.

Mandat och förtroende från politiken ger kraft

Alvestas kommunstyrelse har inrättat ett upphandlingsutskott som fastställer de kategoristrategier som koncernledningsgruppen föreslår. De beslutar också om övergripande mål och följer upp verksamheten.

– Det har varit viktigt att politiken har gett oss uppdraget att införa kategoristyrning och engagerar sig. Arbetet i utskottet har såklart också lett till att politikerna får en allt högre kunskap och förståelse. Men man har också gett organisationen förtroende att arbeta med genomförandet, säger Camilla Holmqvist.

– Genom att vi får en modell där strategierna naturligt sipprar nedåt kan man vara trygg i att dra ner rejält på detaljstyrningen. Vi har kunnat gå från kontroll till koll. Kategoristyrning och tillitsbaserad styrning och ledning går hand i hand, säger Camilla Holmqvist.