DEN DIGITALA UTVECKLINGEN

Så ska EU öka säkerheten för företag – och spara 160 miljarder euro

Blanketter, intyg och personliga besök ska bort. Med en ny digital företagsplånbok vill EU rensa upp i den byråkratiska djungeln och göra det enklare och billigare att göra affärer över gränserna. Enligt EU-kommissionen kan det spara företagen hundratals miljarder per år.

Med hjälp av ett digitalt ID vill EU slakta en byråkratisk djungel. Pappersarbetet ska minska dramatiskt för alla företag, från de riktigt stora bolagen ner till minsta enmansföretag. Kommunikationen med myndigheter i hemländer och andra EU-länder ska standardiseras och bli mycket lättare.

Företagens samspel med banker ska gå snabbare om kreditlinor, handelsfinansiering och gränsöverskridande konton.

Europeiska företag ska – förhoppningsvis -- kunna spara miljarder på administrativa kostnader, särskilt när de gör affärer i andra EU-länder. Enligt EU-kommissionens beräkningar ska besparingarna uppgå till åtminstone 160 miljarder euro per år sammanlagt.

Detta ska ske genom ett nytt digitalt identifieringssystem för företag, som EU-kommissionen håller på att ta fram. En europeisk företagsplånbok, kallas systemet.

– Dessa plånböcker kommer att göra det möjligt för företag att bevisa sin identitet, signera och skicka officiella dokument och dela licenser eller certifikat digitalt med fullt juridiskt värde, säger Thomas Regnier, kommissionens talesman i teknikfrågor, till Tidningen Näringslivet.

– Europeiska företag av alla storlekar ska kunna lägga mindre tid på administration och mer tid på innovation och fokusera på kärnverksamheten.

I nuläget är det fortfarande svårare och dyrare att göra affärer över gränsen till andra EU-länder än inom företagets eget land. Enligt kommissionen kostar gränsöverskridande procedurer 50 procent mer är inhemska. Den främsta orsaken är upprepad insamling av dokument, certifikat och manuell inlämning till olika myndigheter.

Nytt land, nya blanketter

Varje gång ett företag expanderar till ett nytt EU-land måste det lära sig en ny uppsättning blanketter, ta fram samma dokument igen och bevisa sin egen juridiska existens. Det finns inget standardiserat sätt för banker och försäkringsbolag att lita på utdrag ur utländska register. Därför kräver banker och försäkringsbolag extra kontroller som tar mycket tid.

I åtskilliga EU-länder behöver många av dessa kontakter med myndigheter och banker skötas med personliga besök.

”Konceptet låter enkelt, men effekten blir allt annat än liten.”

Företagsplånboken ska förenkla allt detta. Den ska lagra verifierade, strukturerade data om ett företag. Man ska kunna kommunicera med andra företag och myndigheter via en säker och effektiv kanal.

Företaget ska kunna bevisa sin egen identitet omedelbart och kontrollera andras. Med plånboken ska man kunna skapa och dela dokument som det går att lita på, som uppgifter om bolagets juridiska form, momsnummer, ägarinformation, riskklassificering, licenser, tillstånd med mera. Dokument ska kunna signeras, tidstämplas och förseglas digitalt.

Stora förändringar på gång

Kraven på säkerhet blir givetvis höga, till exempel för att skydda ett företags affärshemligheter när det ansöker om ett miljötillstånd. Nivån på säkerheten kan jämföras med svenska Bank-ID.

– Konceptet låter enkelt, men effekten blir allt annat än liten, säger Mark Medum Bundgaard, produktchef på danska Partisia, som arbetar med digital säkerhet.

– Verkligheten kommer att tvinga fram stora förändringar inom bank, fintech, telekom, logistik, försäkring och offentlig upphandling, säger han i en blogg.

Enligt förslaget blir det frivilligt för företag att använda företagsplånboken. Däremot blir systemet obligatoriskt för myndigheter i alla EU-länder.

”Bedrägerier elimineras inte, men företagsplånboken ändrar oddsen.”

Startåret är inte bestämt än. Den digitala utvecklingen är olika inom EU. Vissa länder har redan stabila digitala register medan andra har splittrade system med begränsad digital åtkomst. Uppdateringar kan släpa efter om viktiga förändringar, som insolvensförfaranden eller nya styrelseledamöter. För att företag ska kunna lita på uppgifterna finns hemläxor att göra nu för nationella register, tillsynsmyndigheter, skattesystem och andra offentliga databaser.

Risk för svindlare

Risken för bedrägerier anses bli mindre med detta digitala system än i det nuvarande analoga virrvarret. Men om en hackare kommer åt en företagsplånbok eller knäcker en svag länk i infrastrukturen kan hackaren felaktigt utge sig för att representera ett företag, varnar EU:s cybersäkerhetsbyrå Enisa. Därför behövs avancerad kryptering och hög beredskap att hantera incidenter.

– Bedrägerier baserade på falska företag, modifierade dokument eller genom att utge sig för att vara en firmatecknare blir svårare när den som ska verifiera handlingen kan förlita sig på signerade inloggningsuppgifter direkt från pålitliga källor, säger Medum Bundgaard.

– Bedrägerier elimineras inte, men företagsplånboken ändrar oddsen.

Svenska regeringen är preliminärt positiv till kommissionens förslag. Men en del frågetecken finns kring de tekniska lösningarna, som hur interoperabiliteten ska hanteras med befintliga lösningar. Dessa frågor är Sverige inte ensam om att ställa bland EU-länderna.

Kommissionen ska arbeta fram tekniska krav och standarder i samarbetas med EU-länderna och den privata sektorn.