Därför lägger kommuner ut upphandlingar på entreprenad

Upphandling är ett sorgebarn, enligt den årliga rankingen av företagsklimatet i landets kommuner. Vårgårda och Herrljunga testar en ny lösning och outsourcar upphandlingen till ett privat företag. Expert varnar för att förlita sig allt för mycket på konsulter.

Att upphandling är ett sorgebarn framgår tydligt av Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimatet i Sveriges kommuner.

– Upphandling får sämst betyg av alla parametrar. Många har dålig kontroll över inköpen, säger Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert på offentlig upphandling.

Vårgårda och Herrljunga testar ett annorlunda grepp då man sedan 2019 har outsourcat upphandlingsfunktionen.

– Vi upplevde att kvalitet inom upphandlingen varierade kraftigt, vi behövde också få kontroll på kommunernas avtal och försöka få till förbättrade villkor. Som många mindre kommuner har vi svårt att rekrytera och behålla spetskompetens, vilket vi löste genom att ta hjälp externt, säger Linda Rudenwall, ekonomichef på Herrljunga och Vårgårda kommuner.

Högre kompetens och kvalitet

En lösning som hon och kommunen är nöjd med.

– Det fungerar bra, vi har höjt både vår kompetens och kvaliteten på våra upphandlingar. Vi genomför täta uppföljningar och utvärderar årligen samarbetet för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Rent konkret innebär det att en extern part å kommunens vägnar bevakar upphandlingar och håller koll på allt som upphandlas.

– Utåt sett agerar vi som att vi vore kommunen. Vi ser också till att kommunen har kontroll på alla avtal och exempelvis inte glömmer att utvärdera eller omförhandla vid förlängning. Det omfattar också sådant som borde upphandlats men inte har gjorts, säger Anders Heland, som är grundare och ägare i Zango.

Han betonar att det är en stor sak för en kommun att lägga ut sin inköpsfunktion, och att förfrågan initialt kom från kommunerna.

– Ofta ligger mycket ansvar på en eller ett fåtal personer. Vi jobbar som ett team och blir därför inte personberoende.

Är det en ny trend att outsourca hela inköpsorganisationen?

– Det återstår att se, mig veterligen så ligger vi i täten, säger Anders Heland.

Ellen Hausel Heldahl betonar att många kommuner använder sig av konsulter vid upphandling, dock inte i samma omfattande utsträckning som Zangos samarbete med Vårgårda och Herrljunga. Formellt ser hon inga hinder för denna typ av samarbeten.

– Upphandling är ingen myndighetsutövning, så rent juridiskt kan det outsourcas. Behörig firmatecknare måste dock skriva på avtalen.

Negativ till för många konsulter

Däremot är hon generellt negativ till allt för många konsulter i upphandling.

– Det leder inte myndigheten framåt, det skapas ingen verksamhetsutveckling. Myndigheter måste göra sin egen hemläxa och verkligen lära sig branschen. När man använder konsulter så gör man inte de interna organisationsförändringar som krävs, det är en ”easy way out”.

Anders Heland inflikar att resonemanget kanske stämmer när man låter en konsult komma in kortsiktigt och påverka en enstaka upphandling.

– Men väljer man den väg som Herrljunga och Vårgårda har gjort och lägger ut hela inköpsfunktionen får man stora fördelar då en privat aktör känner mer hur marknaden agerar och lättare kan skapa upphandlingar med många svar som gynnar kommunen genom lägre priser och högre konkurrens. I mindre kommuner är det nästan omöjligt för en eller ett fåtal personer att hantera alla delar som ligger på en professionell inköpsfunktion. Verksamheterna är alltid delaktiga i arbetet och det är deras krav som styr, säger han.

Det viktigaste är att gå till botten med vilka behov som finns, och det är just här det brister, menar Ellen Hausel Heldahl.

– Majoriteten av alla förfrågningsunderlag är kopior på gamla. Kan konsulterna analysera myndigheten behov eller ska de bara producera avtal?

Hon säger att lösningen i stället ligger i kategoristyrning och att ha kompetens i myndigheten.

– Behovsanalysen måste göras i förvaltningarna. Genom kategoristyrning så skapas tvärfunktionella team, exempelvis inom facility management eller livsmedel – där olika kompetenser ska finnas med. För livsmedel kan det vara upphandlare, dietister, logistiker; tvärfunktionellt och tvärprofessionellt. Man måste ha kompetentes inom det aktuella sakområdet.

Dessutom måste upphandlande kommuner lära sig skillnaden mellan behov och önskemål.

– Uppåt hälften av alla upphandlingar är sannolikt riktade mot ett företag, men behovet är kanske ett helt annat? Behovsanalys ska göras utifrån vad som fungerat mer eller mindre dåligt och vad som ligger i framtiden.

Hon exemplifierar med matlådor till äldre, där behovet är äldre som äter maten och inte tappar i vikt, medan önskemålet kan vara ett antal lådor med ett antal kalorier i varje.

– Om alla alltid gör som de har gjort så får vi ingen innovation. Det är jätteviktigt att våra nya företag kommer in på marknaden för de har så mycket att bidra med, säger Ellen Hausel Heldahl.