DEBATTEN OM UPPHANDLINGARNA
”Är AI framtidens upphandlare?”
AI kommer inte att ersätta upphandlare, men upphandlare som inte använder AI kommer att ersättas, skriver Ellen Haseul Heldahl, expert på offentlig upphandling, i en krönika.
Upphandlingsvolymen i Sverige når ständigt nya nivåer, den senaste mätningen visar att de upphandlingspliktiga inköpen i Sverige uppgår till över 1000 miljarder kronor. Pengarna måste hanteras ansvarsfullt och därför är det nödvändigt att ständigt utveckla upphandlingsfunktionen. För några månader sedan presenterade regeringen tre nya inriktningsmål för den nationella upphandlingsstrategin. Den skriver att;
de offentliga affärerna ska vara attraktiva för alla leverantörer, inklusive små företag och idéburna organisationer,
upphandlande aktörer ska säkerställa att endast seriösa leverantörer tilldelas offentliga kontrakt samt att leverantörerna följer avtal och gällande regelverk och har seriösa underleverantörer, samt att
upphandlande aktörer ska säkerställa att behovet av nödvändiga varor och tjänster täcks vid kris och ytterst krig.
I strategin understryker också regeringen vikten av att utveckla det strategiska inköpsarbetet. En viktig framgångsfaktor är kategoristyrning, något som Svenskt Näringsliv välkomnar. Kategoristyrning innebär att inköpen grupperas i kategorier (t.ex. it, konsulttjänster och kontorsmaterial) och att planering och uppföljning samordnas på kategorinivå. Det här arbetssättet stärker kontrollen, effektiviserar beslutsfattandet och bidrar även till bättre beredskap och ökad hållbarhet i inköpen.
Men om vi tittar framåt, vad finns i kikaren då? Det går inte att blunda för att – artificiell intelligens (AI) kommer att förändra inköpsarbetet i framtiden, men hur? De flesta är överens om att inköp inte bara ska generera avtal utan även vara värdeskapande för hela verksamheten. AI har potentialen att fundamentalt omdefiniera hastigheten, precisionen, effekten och det strategiska bidraget till upphandlingsfunktionen. Men för detta krävs tillförlitliga data.
Det pågår för närvarande ett intensivt arbete i EU-kommissionen i Bryssel med att revidera upphandlingslagstiftningen. EU-kommissionen har för avsikt att lägga fram ett förslag under våren 2026. I mitt arbete trycker jag på, med en dåres envisenhet, att vi behöver transaktionsdata i realtid, annonsdata, kontraktsdata och ett ID-nummer som följer upphandlingsprocessen från planering till sista faktura. Vi behöver också interoperabilitet (API) i de offentliga systemen. Detta kan ske genom att utveckla och besluta om EU-standarder inom ramen för PPDS (public procurement data space).
Det finns idag stora utmaningar med att formulera relevanta kravspecifikationer, högkvalitativa och överskådliga upphandlingsdokument, säkerställa att leverantörerna är seriösa och att utesluta dem som inte är det. Har vi tillförlitliga data kan företag också utveckla AI-lösningar som hjälper myndigheterna med dessa analyser och uppföljning av kontrakt.
Det är redan idag en realitet att företag använder AI för att arbeta fram ett anbud, det är också en realitet att myndigheter använder AI för att analysera inkomna anbud. Detta arbetssätt sparar tid och gör att medarbetare kan lägga mer tid på andra delar av processen. Det spekuleras ibland om framtid där det är AI som fattar besluten på båda sidor, men vad skulle effekterna då bli? Jag hoppas att besluten fortsatt kommer att fattas av respektive part i avtalsförhållandet. Jag tror inte heller att AI kommer att ersätta upphandlare, men upphandlare som inte använder AI kommer nog att ersättas.
