”Ställ krav, men relevanta krav”

Avtalsuppföljning minskar inte bara risken för korruption och osund konkurrens utan säkerställer också att kommunen får den kvalitet de har upphandlat till rätt pris, förklarar Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv. Bild: Stina Stjernqvist/TT

Det råder inte alltid samsyn kring vilka upphandlingskrav som är de rätta. Kommunen bör stämma av med branschen vad som är en rimlig nivå på kraven. Annars väntar dyra, dåliga inköp, varnar upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.

Uppgivenheten griper omkring sig hos företagen när kommunernas krav i samband med upphandlingar kommer på tal. De upplevs som övermäktiga, ibland meningslösa när de kopplas till formaliafrågor, och sätter käppar i hjulet för affären.

Ett exempel är anbudsformuläret i en upphandling av frukt och grönt som omfattade 46 sidor med sex bilagor Det omfattande kravställandet fick företaget att tacka nej till att delta i upphandlingen. Höga vitesklausuler, krav på grävskopans vridaxel och ett visst antal lärlingar reser också invändningar från leverantörer.

Upphandlingsreglerna säger att kraven inte får vara fler eller mer detaljerade än vad som behövs, samtidigt ska de vara möjliga att följa för ett företag och tillgodose myndighetens behov.

Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv, uppmanar kommunen att utmana marknaden och uppmuntra till nya lösningar. Genom att i allt för stor utsträckning fokusera på anbudsgivarens ekonomiska historik, kräva en viss omsättning, som utesluter nya aktörer på marknaden, eller sätta orimliga krav på erfarenhet försvåras det arbetet.

– Myndigheter ska ställa krav, men relevanta sådana. Och det är just det man inte gör. I spåren följer dyra och dåliga upphandlingar. Så håll er istället till standardavtalen i branschen, när sådana finns, de fungerar relativt bra, säger hon.

Ser bra ut på pappret

Många gånger ser det bra ut på pappret, men i praktiken är det svårare att leva upp till alla önskemål från upphandlaren. I vissa fall händer det att krav är viktiga under själva framtagandet av ett anbud, för att senare anses vara onödigt och tas bort.

Förklaringen till det oklara läget är att det härjar en kopieringssjuka i många kommuner. 70 procent av alla förfrågningsunderlag är kopior på tidigare. Därmed finns det en risk att myndigheten inte kan produkten eller tjänsten eller har för höga förväntningar på upphandlingen.

Men det är också en generationsfråga. Vissa politiker och offentligt anställda tjänstepersoner, som är gamla i gården, fortsätter hellre vända papper än jobbar mot marknaden, enligt Hausel Heldahl.

– Samhället utvecklas och inköpen måste hänga med, det kan uppfattas som jobbigt att arbeta på ett nytt sätt. Samtidigt ökar insikten att det krävs mer strategiskt tänkande och kategoristyrning.

Ellen Hausel Heldahl anser att det finns flera risker med att agera på det sättet som offentlig aktör.

I spåren följer onödiga överprövningar, därutöver riskerar den upphandlande myndigheten att gå miste om goda anbud från kompetenta och erfarna företag som i längden slutar att lämna anbud.

– Ett för stort fokus på kvalificeringskrav kan i många fall bli en administrativ börda för leverantörer och utesluta aktörer.

Beställarkompetensen är avgörande för resultatet. För att göra bra överväganden måste kommunen vara väl insatt i affären, förstå vad som ska köpas, hur tjänsten eller produkten ska användas. När kommunen satt sig in i affären är det lättare att avgöra om ett krav är rimligt.

Ju mer information, desto lägre pris

Ellen Hausel Heldahl uppmanar kommuner att samla in så mycket information som möjligt inom den verksamhet som ska upphandlas. Det är viktigt att kommunerna förstår risk och hur det påverkar priset. Ju mer information, desto lägre pris, understryker hon.

– Stäm av med branschen inför kommande upphandlingar. Vad är en rimlig nivå på kraven.

Det gäller också att känna till marknaden, vad som erbjuds och hur aktörerna ser ut. Erfarenheten visar att leverantörerna vill dela med sig av sitt kunnande till kommunen.

– Ställ krav i relation till behoven, annars skapas bara omöjliga kostnadssituationer. Omformulera krav, om så behövs. Det leder till fler fullständiga anbud och bättre konkurrens, säger Ellen Hausel Heldahl.

Trots problem, så skickar myndigheter i större utsträckning än tidigare ut förfrågningsunderlag till marknaden för att få veta om de aktuella kraven är rimliga eller inte. Meningsskiljaktigheter kan då blossa upp mellan företag och myndighet om vilka krav som ska tas bort.

– En leverantör som avsatt mycket tid för att läsa igenom ett förfrågningsunderlag och ger synpunkter, som myndigheten inte tar hänsyn till, väcker ont blod och kan leda till en intern dragkamp.

Inte sällan visar det sig att prislappen avgör hur den upphandlande myndigheten agerar. Leverantörer sidsteppas på grund av att anbudet anses vara för dyrt. Ellen Hausel Heldahl är kritisk. En balans mellan kvalitet, service, kompetens och pris ger bäst utdelning för den upphandlande myndigheten, enligt henne.

– Ett billigt alternativ kan ha kvalitet, exempelvis kopieringspapper, men då väljer man aktivt en viss standard och upphandlar med ett lågt pris för ögonen, säger Ellen Hausel Heldahl.

Avtalsuppföljning minskar risken för osund konkurrens

När jag ställer frågan vad som krävs för att slippa leverantörer som genar förbi höga krav på grund av lågt pris så replikerar hon korthugget: Avtalsuppföljning. På så sätt minskar inte bara risken för korruption och osund konkurrens utan säkerställer också att kommunen får den kvalitet de har upphandlat till rätt pris.

Av Vismas Anbudsbarometer för 2019, som bygger på svar från 390 leverantörer i olika branscher, framgår att endast 15 procent av de tillfrågade leverantörerna anser att upphandlande myndigheter är bra på avtalsuppföljning.

– Saknas resurser till det, så ska man inte ställa några krav.

En annan aspekt är förtroendet för de upphandlande myndigheterna, något som på sikt riskerar att gröpas ur om kommunen inte följer de egna kraven.

– Ett redan dåligt rykte blir inte bättre av bristande avtalsuppföljning, konstaterar Ellen Hausel Heldahl.

Frågorna som ska besvaras innan kraven spikas

Behöver vi kravet?

Vad är syftet med kravet?

Fyller kravet önskad funktion?

Hur är kravet kopplat till upphandlingen?

Är kravet tydligt?

Förstår anbudsgivaren hur den ska agera för att uppfylla kraven?

Ska anbudsgivaren bevisa att kravet är uppfyllt?

Begränsar kravet konkurrensen. Om ja, har vi ett behov av att kravet är så högt ställt?

Finns det andra sätt att nå vårt syfte med större konkurrens, samt mindre risk för att anbudsgivaren gör misstag som leder till att vi måste förkasta budet?

Källa: Inköpsrådet