DEBATTEN OM UPPHANDLINGARNA

Bättre affärer med offentlig sektor – råden som gör skillnad

Ett skäl till att Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert, Svenskt Näringsliv, tog initiativ till skriften är nya bestämmelser kring e-fakturering vid offentlig upphandling. Bild: Stina Stjernkvist/TT

Ta reda på hur produkter och tjänster köps in. Följ anbudsinstruktionerna till punkt och pricka, vässa kunskapen om e-fakturering. Tre tips som bidrar till bättre affärer med kommunen, visar en sammanställning.

Ett stående inslag i kommunernas vardag är offentlig upphandling. Affärerna går loss på drygt 800 miljoner kronor årligen. Allt för ofta dyrare än beräknat, och av sämre och lägre kvalitet än önskat.

Det drar på sig kritik. I en skrift ger Svenskt Näringsliv tips och råd till den som vill göra affärer med offentlig sektor. Så häng med, dags att sadla käpphästarna.

Det ligger stora möjligheter för ett företag att göra affärer med en kommun. Men det gäller att vara ute i rätt tid och etablera en bra dialog.

Utgångspunkten är att ta reda på om kommunen har behov av företagets produkter och tjänster och hur de köps in. Därefter är det dags att hitta en upphandling som väcker intresse och begära ut dokument.

Var noggrann. Följ instruktionerna till punkt och pricka, uppfyll kvalificeringskraven i upphandlingsdokumenten. Samtidigt ska det framgå att leverantören är seriös och klarar av uppdraget. Räkna därför på anbudet, så att prisnivån ger trygghet.

Glöm inte bort att kommunen inte får gynna någon framför andra under upphandlingen.

Låt en kollega läsa anbudet

Fundera också på om en kollega ska läsa anbudet innan det skickas in. När anbudstiden har gått ut, finns det inget utrymme att göra ändringar.

De inkomna anbuden utvärderas därefter. Ta kontakt med ansvarig upphandlare för att få svar på frågor, om du inte vinner upphandlingen, och ge återkoppling.

Saknas dokument som efterfrågas

Enligt Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert, Svenskt Näringsliv, så är det vanligaste felet i samband med offentlig upphandling att alla frågor inte är besvarade eller att det saknas dokument som efterfrågas.

– Finns det inte med måste myndigheten förkasta anbudet, så läs igenom noga och ställ frågor om du inte förstår, råder hon.

– Dessutom anger ny domstolspraxis att företagen måste ställa frågor om de anser att något är fel i upphandlingsdokumenten annars kan de inte begära överprövning på grund av felaktighet.

Viktigt att känna till är också kravet på elektronisk fakturering vid upphandling och inköp.

För leverantören innebär det större säkerhet att fakturan kommer fram och att betalningen sker på utsatt dag. Noterbart är också att en PDF-faktura eller en inskannad e-faktura inte är att betrakta som en elektronisk faktura i det här sammanhanget.

Ett skäl till att Ellen Hausel Heldahl tog initiativ till skriften är just nya bestämmelser kring e-fakturering.

– Det här måste företagen lära sig, understryker hon.

Svenskt Näringslivs expert på offentlig upphandling tycker att utvecklingen går åt rätt håll, strävan att prestera bättre ökar bland myndigheter.

– Fler och fler jobbar med innehållet och språket i upphandlingsdokumenten för att förenkla för företagen att lägga anbud, säger hon.

Svenskt Näringsliv: Göra affärer med offentlig sektor – Lämna anbud och fakturera elektroniskt